Die elektronische Eingangsrechnung sorgt bei den Klagenfurter Stadtwerken nicht nur für mehr Effizienz und weniger Fehler. Der von ASCUS IT implementierte neue Rechnungs-Workflow bringt Kostenersparnisse.

Der alte Workflow:

Bei den Klagenfurter Stadtwerken gehen jährlich 20.000 Rechnungen ein, die vor ihrer Bezahlung geprüft werden müssen. Der bisherige Workflow basierte noch auf Papier - die Rechnung wurde mit einem Laufzettel zum Leistungsempfänger geschickt, der sie auf ihre Richtigkeit prüfte. Durch die Laufzeiten war es unmöglich Monatsabschlüsse durchzuführen.

Der neue Workflow:

Der von ASCUS IT implementierte Rechnungslauf spart dem Unternehmen enorm viel Zeit, da die Rechnung nicht mehr physisch durch einzelne Abteilungen und Tochterfirmen wandern muss. Die Rechnung wird nach Ihrem Eingang registriert und mit einem Barcode versehen. Die gescannte Rechnung, versehen mit einer Textdatei, wird vom Microsoft Sharepoint Server automatisch abgeholt und übernimmt alle relevanten Informationen, wie Zahlungsziel und Skontofristen aus der Finanzbuchhaltung. Die Rechnung wird der zuständigen Abteilung zugewiesen, mittels InfoPath Formular können alle Prüfkriterien eingepflegt werden. Die finale Statusmeldung geht zurück in die Finanzbuchhaltung, die nun fristgerecht unter Nutzung etwaiger Skonti überweisen kann.